Automatisierungspotenzial berechnen: Welcher Schritt lohnt sich?
Stellwerk zeigt Ihre Kernprozesse als Liniennetzplan. Jeder Prozessschritt bekommt ein Signal: automatisieren, KI-Agent mit Freigabe oder beim Menschen lassen. Dazu sehen Sie Einsparung, Amortisation und einen Fahrplan in Wellen.
Was das Werkzeug zeigt
Die meiste Durchlaufzeit ist Warten, nicht Arbeit.
In gewachsenen Büroprozessen liegt der Anteil echter Arbeit an der Durchlaufzeit typischerweise bei 5 bis 15 %. Den Rest wartet ein Vorgang an Übergaben. Stellwerk macht das sichtbar und rechnet aus, wo Automatisierung und KI-Agenten sich wirklich bezahlt machen.
Sie geben ein
- +Prozesse mit ihren Schritten, Rollen und Systemen
- +Bearbeitungszeit je Fall und Wartezeit vor jedem Schritt
- +Fallzahlen pro Monat, Ausnahmen und Fehlerquoten
- +Wie strukturiert die Eingaben und wie regelbasiert die Entscheidungen sind
Sie erhalten
- →Animierter Netzplan mit Ist und Soll im Vergleich
- →Signal je Schritt: Grün automatisieren, Gelb KI-Agent mit Freigabe, Rot Mensch
- →Freie Stunden, Einsparung in Euro und Amortisation je Schritt
- →Fahrplan in drei Wellen mit Break-even und Vorstandsvorlage
Methode
So rechnet Stellwerk.
Jede Kennzahl ist nachvollziehbar. Im Werkzeug finden Sie zu jeder Zahl die Formel, hier die wichtigsten.
Rechenweg
- +Grün: strukturierte Eingaben, regelbasiert, unter 15 % Ausnahmen
- +Rot: Ermessensentscheidung und mindestens 30 % Ausnahmen; alles andere Gelb
- +Flusseffizienz = Bearbeitungszeit ÷ Durchlaufzeit
- +Amortisation = Umsetzungsaufwand ÷ monatliche Einsparung
Annahmen und Grenzen
- →Welle 1 amortisiert sich in 6, Welle 2 in 12, Welle 3 in 36 Monaten
- →Schritte mit längerer Amortisation werden zurückgestellt
- →Wartezeiten sinken im Soll nur zwischen Schritten, die im Fahrplan stehen
- →Konservativ: Die Bearbeitungszeit bleibt in der Durchlaufzeit unverändert
Beispiel
Beispiel: 9,7 % Flusseffizienz.
Ein Fall, der einmal durch alle fünf Kernprozesse der fiktiven Nordwerk Software GmbH läuft, ist 37,7 Arbeitstage unterwegs. Bearbeitet wird er davon 29,4 Stunden, 90 % der Zeit wartet er an Übergaben. Von 27 Schritten sind 11 grün, 10 gelb und 6 bleiben beim Menschen.
Häufige Fragen
Fragen zu Stellwerk.
Was ist Flusseffizienz?
Der Anteil der Zeit, in der an einem Vorgang tatsächlich gearbeitet wird, an seiner gesamten Durchlaufzeit. Sie zeigt, ob ein Prozess schneller wird, wenn man schneller arbeitet, oder erst, wenn man Übergaben abbaut.
Wann lohnt sich ein KI-Agent statt klassischer Automatisierung?
Wenn Eingaben teilweise unstrukturiert sind oder Entscheidungen Ermessen brauchen, die Ausnahmen aber begrenzt bleiben. Dann bereitet der Agent vor und ein Mensch gibt frei. Stellwerk markiert diese Schritte gelb.
Wie realistisch sind die Einsparungen?
Stellwerk rechnet mit festen Automatisierungsgraden von 80 % für grüne und 50 % für gelbe Schritte und mit einem Aufwand je angebundenem System. Alle Annahmen sind im Werkzeug offengelegt und anpassbar.
Wer sieht meine Prozessdaten?
Niemand außer Ihnen. Stellwerk rechnet vollständig in Ihrem Browser; Sie können Ihre Daten als Datei exportieren und wieder laden.
Wie berechne ich das Automatisierungspotenzial eines Prozesses?
Je Schritt aus Fallzahl, Bearbeitungszeit und dem Anteil, der sich automatisieren lässt. Daraus ergeben sich freie Stunden und eine Einsparung in Euro; geteilt durch den Umsetzungsaufwand ergibt das die Amortisation. Stellwerk rechnet das für alle Schritte zugleich.
Welche Prozessschritte eignen sich für den Anfang?
Schritte mit vielen gleichartigen Fällen, strukturierten Eingaben und wenigen Ausnahmen. Stellwerk ordnet sie Welle 1 zu, wenn sie sich innerhalb von sechs Monaten amortisieren.
Vom Netzplan zum Fahrplan für die Umsetzung.
Im kostenfreien 30-minütigen Erstgespräch prüfen wir Ihre Annahmen und besprechen, wie aus der Selbsteinschätzung eine belastbare Diagnose wird.